Privacyverklaring

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
General Data Protection Regulation (GDPR)

1. Inleiding
   K.M.S.K Deinze gaat met zorg om met de persoonsgegevens welke ons aangereikt worden. In navolging van de Europese wetgeving is het ons doel met deze privacyverklaring onze leden op de hoogte te brengen op welke manier wij omgaan met deze persoonsgegevens. De Koninklijke Maatschappij Sportkring Deinze houdt zich in alle gevallen aan de vernieuwde wet - en regelgeving.
   Dit betekent dat:
   • Wij de persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. (Zie punt 2 in de Privacyverklaring)
   • Wij enkel die persoonsgegevens gebruiken welke noodzakelijk zijn voor het specifieke doeleinde.
   • Wij in een apart document (aangeleverd tijdens de Kick-Off meetings – downloadbaar via onze eigen website) de uitdrukkelijke toestemming vragen voor het verwerken en gebruiken van deze gegevens.
   • Wij alle passende organisatorische en technische maatregelen nemen zodat de veiligheid van de persoonsgegevens gewaarborgd zijn.
   • Op de hoogte zijn van de rechten als betrokken persoon omtrent de persoonsgegevens en wij deze zullen respecteren.
2. Waarom
   De persoonsgegevens van leden en vrijwilligers worden door K.M.S.K Deinze gebruikt en verwerkt voor volgende doeleinden:
   • Aansluiten van spelers en vrijwilligers bij de Koninklijke Belgische Voetbalbond (of partnerfederatie(s)) teneinde gerechtigd te zijn om deel te nemen aan wedstrijden (competitie – vriendschappelijk) en om vrijwilligers toe te laten hun specifieke functie te kunnen uitoefenen. (Uitvoering van de overeenkomst met de KBVB).
   • Het verzekeren van spelers en vrijwilligers.(Wettelijke verplichting).
   • Het bekomen van subsidiëringen door gemeente/overheid (Wettelijke verplichting).
   • Het verwerken van contracten en administratieve verplichtingen in de boekhouding.(Gerechtvaardigd belang en Wettelijke verplichting).
   • Bijhouden van een leden- en vrijwilligersregister. (Gerechtvaardigd belang).
   • Opstellen van fiscale en sociale fiches en het uitvoeren van alle fiscale verplichtingen.(Wettelijke verplichting).
   • Registreren van betalingen, bvb. opleidingsvergoedingen (Gerechtvaardigd belang).
   • Organiseren van wedstrijden, tornooien en trainingen (Gerechtvaardigd belang).
   • Gebruik van de contactgegevens teneinde een onderlinge communicatie vlot en correct te laten verlopen, het verspreiden van aan K.M.S.K Deinze gebonden festiviteiten (bv footlunch, eetfestijn, paastornooi) en sportieve partners (bv Club Brugge KV, Savafoot vzw en Erasmusatheneum Deinze).
   • Het verspreiden van clubinfo aan de correspondenten van de pers. De persoonsgegevens voor deze clubinfo beperken zich tot de namen van de leden, individuele foto’s en ploegfoto’s. Het geven van deze informatie kan enkel tot doel hebben tot het opmaken van wedstrijdverslagen en ploegvoorstellingen.
3. Welke
   Volgende persoonsgegevens kunnen gevraagd worden teneinde de hierboven vermelde punten te kunnen uitvoeren:
   • Naam en voornaam
   • Geboortedatum en geboorteplaats
   • Nationaliteit
   • Geslacht
   • Rijksregisternummer
   • Adres
   • Oproepnummer (vast en/of Gsm)
   • E-mailadres
   • Bankrekening
   • De door spelers aangevraagde en verkregen medische dispensatie (Bondsreglement B1009).
   • Aangeven van een letsel en de daarop volgende aangifte van sportongeval (Bondsreglement 221).
   • Gegevens welke noodzakelijk zijn voor een adequate medische opvolging in spoedgevallen (bvb suikerziekte, epilepsie).
   • Beeldmateriaal, fotomateriaal.
   • De medische fiche welke ingevuld wordt door een arts ter goedkeuring voor het beoefenen van de voetbalsport wordt doorgegeven aan de clubarts van K.M.S.K Deinze en valt volledig onder het medisch geheim. Enkel de clubarts heeft hier toegang toe en is de enige welke deze gegevens kan gebruiken en verwerken.
4. Wie
   Enkel de door K.M.S.K Deinze aangestelde personen kunnen deze gegevens, of een gedeelte hiervan, verwerken en dit binnen hun aangestelde functie.
5. Verstrekking aan derden
   Deze gegevens, of een gedeelte er van, zullen enkel en alleen verspreid worden aan derden, waarmee K.M.S.K. Deinze een overeenkomst heeft, teneinde de hierboven vermelde doeleinden te kunnen bewerkstelligen.
   • Het inschrijven van spelers en vrijwilligers bij de federatie.
   • Het uitvoeren van het lidmaatschap bij de KBVB (of partnerfederatie(s)).
   • Het verzekeren van spelers en vrijwilligers.
   • Het laten opstellen van sociale en fiscale fiches zoals voorgeschreven in de bijzondere wetgeving omtrent sportbeoefenaars en de wet op de vrijwilligers.
   • Het verzorgen van een internet omgeving.
   • Input in een specifieke databank (ProSoccerData) teneinde de sportieve prestaties en revalidatie na blessure(s) van de spelers te kunnen opvolgen. Bij aanvang van het nieuw seizoen ontvangt elk nieuw lid een addendum waarbij men wordt geïnformeerd over de doeleinden van gegevensverwerking door ProsSoccerData en men expliciet zijn akkoord dient aan te geven.
   Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven met uitzondering dat dit wettelijk verplicht en of toegestaan is zoals bv in een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
   Tevens kunnen wij de persoonsgegevens delen met derden indien wij hiervoor jullie toestemming hebben verkregen. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor deze intrekking.
   Er worden geen gegevens verstrekt aan partijen welke geen vestigingen hebben binnen de Europese unie.
6. Minderjarigheid
   Er worden geen persoonsgegevens verwerkt van personen jonger dan 18 jaar zonder toestemming van de ouder of wettelijke aangestelde vertegenwoordiger(s).
   Wij van de ouder(s) of wettelijke aangestelde vertegenwoordiger(s) de volgende gegevens verzamelen welke ons aangereikt wordt door het informatieformulier, afgegeven op de Kick-off meetings – downloadbaar via onze eigen website:
   Naam, voornaam, adres, oproepnummer (vast en/of Gsm) en e-mailadres.
7. Websites
   ProSoccerData, beheerder van het dataplatform, voor het verwerken van de sportieve en revalidatie gerelateerde gegevens staat in voor de veiligheid van dit platform. Zij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen zodat deze gegevens ten allen tijde beschermd zijn tegen onrechtmatige verwerking.
   K.M.S.K Deinze beschikt over eigen websites: https://kmskdeinze.been https://kmskdeinzejeugd.be. Deze beveiligde sites maken gebruik van cookies om het gebruik van de website te vereenvoudigen en de snelheid van uw toekomstig bezoek aan onze website te verbeteren. Daarnaast gebruiken we ook cookies om anonieme statistieken te genereren over het gebruik  van onze website met als doel de structuur en de inhoud van onze website te verbeteren. Deze statistische gegevens laten echter niet toe om u persoonlijk te identificeren.
8. Bewaartermijn
   KMSK DEINZE  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Al de gegevens worden bijgehouden zolang het individu lid is van K.M.S.K Deinze. Op het einde van elk seizoen (31 mei) zullen de beschikbare gegevens van elke speler/vrijwilliger welke K.M.S.K Deinze verlaat (einde contract, ontslag bij decreet, transfer,..) onherroepelijk gewist worden.
9. Beveiliging
   K.M.S.K Deinze neemt alle technische en organisatorische maatregelen zodat alle voor hen beschikbare gegevens beschermd zijn tegen onrechtmatige verwerking.
   De aangestelde personen binnen K.M.S.K Deinze, welke gegevens en input verwerken in ProSoccerData, hebben allen een individuele login en individueel sterk paswoord (deze login en paswoord zijn enkel gekend door de specifieke gebruiker). Enkel deze aangestelde personen hebben toegang tot de volledige databank.
   De aangestelde trainers hebben enkel en alleen toegang tot hun specifieke leeftijdscategorie en de één leeftijd lagere categorie (Bv trainer U 15 heeft toegang tot U15 en U 14). Deze toegang is eveneens enkel en alleen mogelijk met een individuele Login en individueel sterk paswoord.
10. Rechten
    Men heeft het recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij verkregen hebben. Alvorens dit te verschaffen zullen wij ten allen tijde een legitimatie vragen.
11. Inlichtingen
    Als voetbalclub K.M.S.K. Deinze zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van de leden. Indien men, na het doornemen van de privacyverklaring, vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via de onderstaande contactgegevens:

K.M.S.K. Deinze
Stadionlaan 5
9800 Deinze
Tel: 09/3860028
E-mail: secretariaat@kmskdeinze.be

Indien de antwoorden die jullie via deze weg verkrijgen niet afdoende zijn dan hebben jullie het recht om contact op te nemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be)
K.M.S.K Deinze kan deze privacyverklaring op elk moment wijzigen. Laatste aangepaste versie op d.d. 11/06/2018.